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关于印发宁波市自然资源和规划局数字档案管理规定的通知(甬自然资规办〔2021〕9号)

发布时间:2021-04-01 来源:市自然资源规划局 浏览次数: 【 字号: 保护色:

各区县(市)自然资源和规划分局(局),不动产登记中心:

《宁波市自然资源和规划局数字档案管理规定》已经局长办公会议同意,现印发给你们,请结合工作实际,认真组织实施。

宁波市自然和规划局办公室

2021年4月1日

宁波市自然资源和规划局数字档案管理规定

第一章   总则

第一条  为适应市政府数字化改革要求,规范宁波市自然资源和规划局电子文件的归档管理,保障数字档案的安全保管和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》等有关法律法规,结合档案管理的实际,特制定本办法。

第二条  本规定所称数字档案是指宁波市自然资源和规划局机关各处(室)及各区县(市)分局(局)在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的传统载体档案数字化成果和电子化形式记录和保存的档案数据。数字档案的归档范围、保管期限和密级划分,按照实物档案相关规定执行。

第三条   宁波市自然资源和规划数字档案统筹建设、管理由市局、区县(市)分局(局)事权分级负责,实现“共建、共享、共用”。数字档案管理系统采用“统一建设、统一标准、统一管理、分布存储、分级运维”的建设和运维原则。

第二章   机构和管理职责

第四条   市局办公室负责统筹、协调和监督全市数字档案管理工作。

区县(市)分局(局)档案主管科室负责统筹、协调、指导和监督本辖区内数字档案管理工作,明确具体服务机构承担本区域数字档案管理的技术服务,承担本辖区数字档案的安全管理责任。

第五条   大数据中心承担局机关数字档案的日常管理和全市数字档案的技术管理及服务工作,具体包括:全市数字档案标准规范的编制;数字档案管理系统的建设、运维、培训及系统安全;局机关数字档案的收集、整理、共享和开发利用。

市不动产登记中心承担全市不动产登记档案的技术服务,以及各区县(市)分局(局)不动产登记档案的业务指导工作。

第三章   数字档案建设和维护

第六条   各单位档案管理部门负责本单位数字档案的质量检查和成果入库,确保档案数据的合法性、完整性、真实性和时效性。

第七条   各区县(市)分局(局)应加快历史存量档案的数字化工作,并严格按规定将原自建系统内档案数据向全市统一的数字档案管理系统迁移。

第八条   市局和各区县(市)分局(局)应当按照统一的标准和规范,开展本单位职责范围内日常新增档案的数字化、标准化建设,及时将数字档案更新到数字档案管理系统。原则上数字档案动态更新不得超过次年第一季度。

第九条   有条件的分局为提高管理效率,可在本地建立档案数据库,作为存储分节点和市局主节点实现联动,并各自负责相应的运维工作,实现“统一管理、分布存储、分级运维”。

第四章   数字档案共享和利用

第十条   各单位应对数字档案做好涉密数据的筛选和处理,并根据《档案分类、归档范围、保管期限及利用等级“四合一”表》完成利用等级分类。

第十一条  数字档案共享分为无条件共享、受限(有条件)共享。不动产登记档案的目录受限共享,其余数字档案目录无条件共享;利用等级为公开的全文无条件共享,其余数字档案全文受限共享。

第十二条  数字档案管理系统提供各类非涉密档案查询利用,各单位应确定本单位各级用户查询利用权限。

第十三条  跨单位查询,仅供查询无条件共享类数字档案。受限共享数字档案的使用,必须由使用方提出申请,由档案权属方审批通过后方可使用。通过共享获得的档案数据,只能用于本部门或本单位履职需要,不得以任何形式提供给第三方,也不得用于其他用途。

第十四条  数字档案的线上、线下利用均应有记录,并做好利用统计和利用效果登记。

第五章   数字档案鉴定和处置

第十五条  数字档案鉴定以档案主管部门的指导性文件和本单位的档案归档范围、保管期限规定作为鉴定的依据和标准。

第十六条  数字档案鉴定工作需由本单位档案鉴定领导小组,根据档案的不同保管期限,定期对已到保管期限的数字档案,重新进行审查,做出鉴定,提出处置意见。

第十七条  经鉴定,对已失去利用价值和保存价值的数字档案,由鉴定领导小组提出书面意见,并形成处置报告和处置清册。

第十八条  数字档案处置清册要永久保存。

第十九条  严禁任何人、任何部门擅自销毁各类数字档案。

第六章   档案数据安全和监管

第二十条  档案数据本地存储的单位应建立安全监控管理和容灾备份等管理制度,制定安全应急预案。

第二十一条  数字档案系统应当建立身份认证、存取访问控制、分层分级授权等机制完善安全技术体系,各有关单位应当执行网络安全和数据保密的相关规定,确保数据安全。

第二十二条  通过存储载体进行交接的归档电子文件,移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第二十三条  离线存储载体应放在防光、防磁、防有害气体的装具中,温湿度控制参照国家和行业有关标准。

第二十四条  接收入库的数字档案,应定期进行检验、转存,发现问题要及时采取恢复措施。

第二十五条  修改、删除已归档的数字档案必须由档案管理人员执行操作,并反馈给原归档部门。

第二十六条  数字档案应该实现实时在线备份和定期离线备份,备份介质分开保管,用于长期保存和容灾应急。

第二十七条  市局将定期对全市档案数据的建设、归集、更新、共享、安全保障等情况进行监督检查,检查结果作为各有关单位年度考核依据。

第二十八条  凡违反上述管理规定的单位和个人,将按照《档案法》有关规定予以处罚、追责。

第七章   附则

第二十九条  本规定由市自然资源和规划局负责解释。

第三十条  本规定自发布之日起施行。

宁波市自然资源和规划局办公室

2021年4月1日

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